راه حل بهینه  برای مدیریت پرونده های نظارتی

راه حل بهینه برای مدیریت پرونده های نظارتی، اگر به بخش دولتی به عنوان یک تجارت معمولی نگاه کنیم، دو طرف را خواهیم دید –  ارائه دهندگان خدمات و مشتریان . بنابراین وقتی در مورد بهینه‌سازی کسب‌وکار در سازمان‌های دولتی صحبت می‌کنیم، در مورد ارائه‌دهندگان خدمات – سازمان‌های عمومی که انطباق با مقررات را تضمین می‌کنند، و مشتریان – شهروندان و نهادهای مشمول مقررات صحبت می‌کنیم. همانطور که در مشاغل، مسیر بهینه سازی اغلب از طریق عملیات نیروی کار در آژانس های نظارتی می گذرد. معمولاً با به روز رسانی  سیستم مدیریت پرونده های قدیمی با نرم افزار مدیریت پرونده نظارتی ساخته شده شروع می شود.

برای شرکت هایی که در صنایع بسیار تحت نظارت فعالیت می کنند، مدیریت اطلاعات، داده ها و اسناد بخش مهمی از دستیابی به انطباق است. با این حال، مدیریت داده های سازمانی می تواند یک کار بسیار پیچیده و گیج کننده باشد. و وقتی در نظر می گیریم که بسیاری از شرکت ها هنوز به فرآیندهای دستی برای مسیریابی، تشکیل پرونده و سازماندهی اسناد حیاتی انطباق دارند، به راحتی می توان فهمید که کار مدیریت صحیح اسناد چقدر می تواند طاقت فرسا باشد.

یک راه حل برتر مدیریت انطباق می تواند به شرکت ها کمک کند تا از جریمه های فلج کننده و مسائل مربوط به مسئولیت ناشی از عدم رعایت الزامات مدیریت داده ها و فایل ها جلوگیری کنند . فناوری مدیریت انطباق مناسب می‌تواند به‌طور خودکار سیاست‌ها را اجرا کند، اسناد ایمن کند و اطمینان حاصل کند که فایل‌ها به روش‌هایی ایجاد، ذخیره، استفاده و نگهداری می‌شوند که مطابق با دستورالعمل‌های شرکت و الزامات قانونی باشد.

M-Files به عنوان یک پلتفرم مدیریت اطلاعات هوشمند نسل بعدی، راه حلی برای مدیریت انطباق ارائه می دهد که به طور چشمگیری مدیریت اسناد و مدیریت ریسک سازمانی را ساده می کند. با M-Files، شرکت ها می توانند اسناد را به راحتی مدیریت کنند، فرآیندهای حیاتی را خودکار کنند و اطلاعات را ایمن و کنترل کنند.

M-Files: روشی هوشمندانه برای مدیریت اسناد

M-Files یک پلت فرم مجهز به هوش مصنوعی است که روشی هوشمندانه برای مدیریت اسناد، محتوا و انطباق در چارچوب قانونی ارائه می دهد.

در M-Files، ابرداده این امکان را برای کاربران فراهم می کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را با تایپ چند کلمه در مورد آنچه که به دنبال آن هستند در نوار جستجوی M-Files بیابند. آنها دیگر نیازی به یادآوری نحوه نامگذاری یک فایل یا محل ذخیره آن ندارند.

با M-Files، کارگران می توانند هر سند یا گروهی از اسناد را در عرض چند ثانیه پیدا کنند.

به طرز چشمگیری، M-Files همه این کارها را بدون نیاز به انتقال اسناد به یک مخزن مرکزی انجام می دهد. در عوض، M-Files به اسناد بدون توجه به جایی که زندگی می کنند متصل می شود – در پوشه های شبکه، شیرپوینت، سیستم های CRM،

مدیریت اسناد برای انطباق آسان تر

رویکرد متادیتا محور M-Files برای سازماندهی اسناد، آن را به یک راه حل مدیریت انطباق ایده آل تبدیل می کند.

گردش کار خودکار

بسیاری از اسناد بخشی از گردش کار استاندارد هستند که شامل ایجاد، بررسی، ویرایش، تأیید و امضا می‌شود. M-Files می‌تواند این گردش‌های کاری را خودکار کند تا اطمینان حاصل کند که هر مرحله از فرآیند به درستی اجرا می‌شود و اسناد و فرآیندها مطابق با دستورالعمل‌های شرکت و الزامات قانونی مدیریت می‌شوند. با استفاده از ابرداده یک سند، M-Files می تواند به طور خودکار هر سند را به مرحله بعدی در یک گردش کار هدایت کند، با طرف های مربوطه در مورد اقدامات مورد نیاز ارتباط برقرار کند، در صورت لزوم یادآوری صادر کند و هر مرحله را در طول مسیر مستند کند.

مجوزهای پویا

M-Files از مجوزهای سختگیرانه برای کنترل افرادی که به هر سندی دسترسی دارند استفاده می کند. مجوزهای دسترسی را می توان توسط کاربر، گروه، نقش و هر ویژگی ابرداده کنترل کرد.

راه حل های مدیریت ریسک

M-Files تمام محتوای موجود در یک سازمان را نشان می دهد و نظارت عملیاتی مورد نیاز برای تعیین ریسک را فراهم می کند. M-Files شفافیت را در بین بخش‌ها فراهم می‌کند و سیلوهای اطلاعاتی را کاهش می‌دهد تا سازمان‌ها درک بهتری از اسناد تحت کنترل خود و خطراتی که ارائه می‌کنند، داشته باشند.

  مدیریت پرونده در مقابل BPMS  – تفاوت چیست؟

Canalix یک نرم افزار مدیریت بازرسی پیشرفته است که بر ارائه راه حل های مختلف تحول دیجیتال به بخش عمومی متمرکز است. یکی از اهداف اصلی ما تغییر نحوه عملکرد نیروی کار تنظیم کننده است. که با سیستم مدیریت پرونده Canalix محقق می شود.

فرآیند خودکار امکان امتیازدهی سریع و قابل اعتماد و دسته بندی موارد بازرسی، تجدیدنظر و شکایات را فراهم می کند. این زیرساخت دیجیتالی کارمندان را قادر می سازد تا کار خود را بهبود بخشند و تصمیمات بهتری بگیرند.

بهینه سازی هوش مصنوعی می تواند فرآیند تصمیم گیری را به نسخه بهتری از خود تبدیل کند. به عنوان مثال، با استفاده از Canalix، رگولاتورها می توانند به طور خودکار موارد را با بازرسان مطابق با موارد زیر مطابقت دهند:

• تخصص ها
• سطح پیچیدگی
• فاصله
• دسترسی
• پیش گیری ها

استفاده از  نرم افزار مدیریت پرونده نظارتی  می تواند نحوه عملکرد رگولاتورها را به شدت بهبود بخشد. ارتقاها بر اساس کارایی عملیات نیروی کار و با کاهش هزینه های عملیاتی سنجیده می شوند.

کلام آخر

یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

.شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.

همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.