آیین نامه دریافت و پرداخت

آیین نامه دریافت و پرداخت

رسیدها

هنگامی که رسید در دسترس است، هیچ مدرک دیگری برای پرداخت مورد نیاز نیست.

1. نام فروشنده ( شخص یا شرکتی که پرداخت کرده اید )
2. تاریخ معامله ( زمانی که پرداخت کرده اید )
3. شرح دقیق کالا یا خدمات خریداری شده ( آنچه خریداری کرده اید )
4. مبلغ پرداختی
5. نحوه پرداخت ( نحوه پرداخت – نقدی) ، چک یا چهار رقم آخر کارت اعتباری )

مدارک پرداخت

فقط در صورت عدم وجود رسید، مدرک پرداخت را ارائه دهید.   اثبات تنها زمانی مورد نیاز است که رسید گم شده باشد یا توسط تاجر ارائه نشده باشد و هیچ راه دیگری برای اثبات اینکه شما هزینه‌های مربوط به تجارت را متحمل شده‌اید وجود ندارد.

• چک پاک شده – مسیریابی بانک و شماره حساب های چاپ شده در پایین چک را پاک کنید و هر اعدادی را در گوشه پایین سمت راست مشاهده می کنید. قسمت ظهرنویسی چک را بررسی کنید و اعداد خوانا را پاک کنید. اکثر چک های تسویه شده به صورت تصاویر اسکن شده از حساب بانکی آنلاین شما در دسترس هستند.
• کارت اعتباری یا صورتحساب بانک  – آدرس دارنده کارت، شماره حساب، خلاصه اطلاعات حساب (پرداخت، مانده، و غیره) و سایر جزئیات غیر مرتبط با تراکنش خاصی که بازپرداخت آن درخواست شده است را حذف کنید. اطلاعات باید به طور کامل ویرایش شود.

نحوه تهیه اسناد / رسید

• پنهان کردن یا حذف هرگونه اطلاعات حساس یا محرمانه، از جمله:
• شماره های تامین اجتماعی
• شماره کارت اعتباری (به جز چهار رقم آخر)
• شماره کارت بدهی (به جز چهار رقم آخر)
• کدهای امنیتی کارت اعتباری یا نقدی
• شماره حساب های بانکی، از جمله اعدادی که در پایین چک ها کدگذاری شده اند
• رمزهای عبور، از جمله کدهای دسترسی موسسات مالی
• آدرس خانه (فقط کارمندان UCB)
• شماره های پاسپورت
• شماره گواهینامه رانندگی یا شماره کارت شناسایی ایالتی دیگر
• اطلاعات تاریخ تولد
• اگر رسید به ارز خارجی است، به دلار آمریکا تبدیل کنید و مبلغ دلار آمریکا را روی همه رسیدها یادداشت کنید.

بهترین روش‌های دریافت و پرداخت

برای بسیاری از سازمان‌های غیرانتفاعی و کسب‌وکارهای کوچک، این اولین باری است که باید نحوه دریافت پول و پردازش پرداخت‌ها را به صورت مجازی بیابند. شیوه های تجاری به دلیل محدودیت کارکنان و دسترسی، ایده آل نخواهد بود.

• جمع آوری وجوه نقد و چک
• پردازش پرداخت ها به طرف های خارجی
• استفاده از کارت های اعتباری به عنوان جایگزینی برای پرداخت چک

جمع آوری وجوه نقد و چک

اگر سازمان شما جعبه قفل بانکی در دسترس دارد، به اهداکنندگان و مشتریان خود توصیه کنید که تمام وجوه نقد و چک را مستقیماً به قفل صندوق ارسال کنند یا در صورت امکان از یکی از گزینه‌های دیگر دریافت دارایی‌تان، مانند پورتال اهداکننده یا وب‌سایتی که از کارت اعتباری پشتیبانی می‌کند، استفاده کنند.

• اگر سازمان شما جعبه قفل بانکی ندارد، برای باز کردن آن با بانک خود همکاری کنید. لاک‌باکس‌ها به‌طور مستقل هرگونه وجه نقد و چک دریافتی از طریق پست را جمع‌آوری کرده و مستقیماً واریز می‌کنند و کاربران مجاز می‌توانند برای مشاهده تمام سپرده‌های دریافتی وارد درگاه بانکی شوند. در شرایط عادی، استفاده از جعبه قفل خطر اختلاس پول دریافت شده از طریق پست را کاهش می دهد. مزیت اضافه شده برای کسب و کار شما این است که وجوه دریافتی بدون توجه به محل کار کارکنان شما به موقع واریز می شود.
• روش‌های دریافتی را که اهداکنندگان و مشتریان درخواست کرده‌اند و همچنین گزینه‌هایی که می‌توانید بپذیرید را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر کسب و کار شما برای دریافت کارت های اعتباری و پرداخت های نقدی مجهز نیست، با یک بانک همکاری کنید تا این را راه اندازی کنید و اقداماتی را برای مطابقت با PCI انجام دهید.
• برای مواردی که برای مسیریابی به کارمندان اسکن شده‌اند، ارزیابی کنید که آیا گزینه‌های امن و رمزگذاری‌شده برای اشتراک‌گذاری اطلاعات در دسترس هستند، مانند درایوهای اشتراک‌گذاری محدود یا گردش‌های کاری آنلاین.
• ارزیابی کنید که آیا کارکنان ابزارهایی را در خانه برای انجام عملیات روزانه در دسترس دارند، مانند اسکنرهای ضبط از راه دور برای واریز چک.

پردازش پرداخت ها به طرف های خارجی

در مورد همه‌گیری کووید-19، سازمان‌ها احتمالاً پرسنل ضروری را برای ادامه پردازش چک‌ها وارد می‌کنند. در حالی که کارمندانی که نقش‌های آشتی‌دهنده و نظارتی دارند ممکن است این وظایف را از راه دور انجام دهند. صرف نظر از جایی که عملیات تجاری انجام می شود، سازمان ها باید به اجرای سیاست هایی که بر محیط کنترل حاکم است ادامه دهند.

برای مثال، اگر خط‌مشی سازمان شما این است که برای همه چک‌های بالاتر از 5000 دلار، امضای دوم را الزامی کند، کنترل، مجوز امضاکننده دوم برای پرداخت قبل از پرداخت است – نه وجود امضای دوم.

علاوه بر این، این بهترین شیوه ها را در نظر بگیرید:

• کسب‌وکار شما باید نسبت به تماس‌های دریافتی مبنی بر ارسال چک به آدرس‌های مختلف یا دستورالعمل‌های مربوط به پرداخت‌ها شک داشته باشد، زیرا ممکن است این درخواست‌ها مشروع نباشد. در مورد هرگونه تغییر در فایل های دریافت کننده وجه و استفاده از سیم، به سیاست های سازمان خود پایبند باشید. قبل از پرداخت وجه به آدرسی ناآشنا، پروتکل های اعتبارسنجی معمول خود را دنبال کنید. اگر در حال حاضر رویه‌های اعتبارسنجی را ندارید، اکنون زمان خوبی است که پروتکل‌های سخت‌گیرانه‌تری را پیرامون این نوع تغییرات درخواستی در نظر بگیرید.
• به فروشندگان اطلاع دهید که با توجه به شرایط ممکن است پرداخت سازمان شما به تاخیر بیفتد. این ارتباط ممکن است باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های تأخیر سازمان شما و هزینه‌های بهره مرتبط با پرداخت‌های تاخیری شود.
• اگر کسب و کار شما قبلاً این کار را انجام نداده است، با بانک خود همکاری کنید تا برای نظارت بر چک هایی که از حساب های بانکی شما نقد می شود، پرداخت مثبت تنظیم کنید.

کلام آخر

یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

.شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.