نرمافزار ERP چیست و چه کاربردی دارد؟
پیچیدگی و گستردگی سازمان‌ها باعث می‌شود تا تحلیل، نگهداری و برنامه‌ریزی بر روی فعالیت‌های آن سخت‌تر و پیچیده‌تر شود. امروز حتی شرکت‌های کوچک نیز برای سهولت در کار خود از نرم‌افزارهای مدیریتی بهره می‌گیرند. این سیستم‌ها محاسبات را دقیق و در حداقل زمان انجام می‌دهند.
یکی از نرم‌افزارهای کاربردی و حتی حیاتی در سازمان، نرمافزار ERP است که به‌صورت تخصصی برنامه‌ریزی منابع سازمانی را انجام می‌دهد.
ERP چیست؟
ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning است که به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است و قادر است به‌صورت یکپارچه تمام زمینه‌های اجرایی یک سازمان را مدیریت کند.
نقطه قوت این نرمافزار یکپارچه و جامع بودن آن است. علاوه بر مدیریت تمام فرایندهای سازمان، ERP می‌تواند منابع را برنامه‌ریزی کرده و با ایجاد یک رابط کاربری ساده میان سازمان و مخاطبانش تمام عملیات مربوط به انبارداری، مشتری، خریدوفروش خدمات و محصولات را مدیریت کند.
جامع بودن و ماژولار بودن ERP مهم‌ترین دلیلی است که بسیاری از سازمان‌ها فارغ از نوع کسب‌وکار و اندازه‌ی خود از آن استفاده می‌کنند.
ERP به نرمافزار حسابداری نیز متصل است و به‌صورت خودکار تمام گردش‌های مالی یک سازمان را می‌تواند مدیریت کند؛ بااین‌حال برخی شرکت‌ها از نرم‌افزارهای حسابداری نیز در کنار ERP استفاده می‌کنند تا امور مالی به‌صورت دقیق‌تری پیگیری کنند.
در این حالت نیز شما مجبور نیستید دو بار اطلاعات مالی را وارد سیستم کنید. ERP خود را با سیستم مالی شما همگام کرده و اطلاعات را تحلیل و بررسی می‌کند.
ERP مجهز به سیستم کنترل و جلوگیری از ورود اطلاعات نادرست است. به این صورت که شما می‌تواند یک محصول را تک در تک مراحل کنترل کنید و محل بروز خطا یا اشتباه را شناسایی کنید.
چرا باید برای سازمان از نرمافزار ERP استفاده کنیم؟
شاید به‌روز بودن، سهولت در انجام کارها و صرفه‌جویی در وقت مهم‌ترین دلایل استفاده از ERP باشد اما سازمان‌ها به دلایل زیر نیز از این نرمافزار استفاده می‌کنند:
- سیستم‌های موجود در سازمان به طور کامل انتظارات را برآورده نمی‌کنند.
- سهولت استفاده از یک سیستم جامع به‌جای چند نرمافزار مختلف.
- با استفاده از ERP کارمندان کمتری درگیر امور سازمانی می‌شوند و از این نیروها می‌توان در قسمت‌های دیگر (مثلاً رسیدگی به امور مشتریان و بازاریابی) استفاده کرد.
مزایای استفاده از نرمافزار ERP نسبت به بقیه چیست؟
انتخاب هر نرم‌افزاری در سازمان باید در جهت بهینهسازی عملکرد آن باشد. دلایل بسیاری می‌تواند عامل انتخاب یک نرمافزار باشد. در مورد ERP این دلایل می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
1- کاهش هزینه‌ها
نرمافزار ERP با اتوماتیک کردن و ساده کردن عملیات‌های مختلف سازمان در وقت صرفه‌جویی می‌کند.
نیاز به استفاده از چندین نرمافزار، آموزش کارمندان و هزینه خرید لایسنس نرم‌افزارها را کاهش می‌دهد.
این سیستم یا مدیریت فرایندهای سازمان بخش‌های زیان‌ده را مشخص کرده و عملیات‌هایی که بازدهی کمی برخوردارند را حفظ می‌کند.
2- عامل اثر بخشی کسب و کار
یک اتوماسیون اداری با قابلیت‌های فراوان در ERP طراحی شده که نیاز به انجام فرایندهای دستی و کاغذی را از بین می‌برد. فعالیت‌های کارمندان هر بخش را ساماندهی و یک ارتباط جامع و آسان را میان ایشان برقرار می‌کند. در نتیجه برقراری نظم و ازبین‌رفتن فعالیت‌های زائد راندمان کسب‌وکار را بالا می‌برد.
3- افزایش مشتری‌مداری و کسب درآمد از طریق ایجاد فرصت‌های جدید
ERP با بررسی روند فروش و انبارگردانی می‌تواند عامل ارتباط بیشتر با مشتری و برطرف‌کننده مشکلات در روند خریدوفروش باشد.
4- پیشرفت سازمان در حوزه فنی، استراتژیک و عملیاتی
شاید باور آن سخت باشد که استفاده از نرمافزار تا چه حد می‌تواند در عملکرد یک سازمان مؤثر باشد. ERP در سه حوزه فنی، استراتژیک و عملیاتی می‌تواند سازمان را دگرگون کند.
حوزه فنی
- یکپارچه‌سازی سیستم‌های سازمان
- کاهش نیاز به آموزش نیروها
- دسترسی آسان و سریع به اطلاعات
- حفظ امنیت اطلاعاتی سازمان
- مدیریت گردشکار
- قابلیت طبقه‌بندی اطلاعات
- همگام با استانداردهای جهانی پیشرفت کردن
- کاهش نیاز به عملیات از طریق نیروی انسانی و سخت‌افزار
- استفاده از بستر شبکه وب
حوزه استراتژیک
- به‌روز بودن عملیات سازمانی با استفاده از فناوری‌های روز دنیا
- نگرش سیستمی
- انجام فرایندهای کاری به‌صورت نظام‌مند
- یکپارچگی اطلاعاتی در سازمان
- یافتن مزیت رقابتی از طریق بهبود فرایندها
- آماده‌سازی و تسهیل زیرساخت‌ها برای تجارت الکترونیک و بازاریابی دیجیتال
حوزه عملیاتی
- دریافت گزارش با مبنای یکسان به جهت مشابه بودن جریان اطلاعات در همه واحدها
- قابلیت به‌روزرسانی اطلاعات و فرایندها در هر زمان
- افزایش تعامل بین مشتری و سازمان
- کمک به زنجیره فروش و تأمین محصول
- حذف دوباره‌کاری‌ها
- کاهش هزینه‌های سازمان
- افزایش راندمان
تفاوت بین نرمافزار ERP و نرم‌افزارهای حسابداری چیست؟
- می‌توان گفت که نرم‌افزارهای حسابداری زیرمجموعه نرمافزار ERP است. یک نرمافزار حسابداری فقط امور مالی را ساماندهی کرده و عملیات مربوط به اطلاعات مالی سازمان را بررسی می‌کند. اما نرمافزار ERP علاوه بر امور حسابداری، در روند اطلاعاتی، اتوماسیون اداری، بایگانی، خریدوفروش و انبارگردانی نیز به سازمان کمک می‌کند.
کلام آخر
- فرقی نمی‌کند که شما صاحب یک سازمان بزرگ هستید یا کسب‌وکار کوچکی را مدیریت می‌کنید. اگر رؤیای بزرگ‌شدن و به‌روز بودن سازمان خود را دارید؛ استفاده از نرمافزار ERP می‌تواند اولین گام در راه صحیح رسیدن به هدف باشد.هر روز بر مشتریان ERP اضافه می‌شود. شرکت‌های بزگی همچون مایکروسافت و اوراکل از ارائه‌دهندگان سرویس ERP هستند و سرمایه عظیمی را بر روی گسترش خدمات این نرمافزار گذاشته‌اند. باتوجه‌به آنکه در طراحی ERP از اصول مدیریتی و تکنولوژی در سطح جهانی استفاده شده است؛ انتخاب این نرمافزار در هر سازمانی می‌تواند گامی بزرگ جهت به‌روز ماندن با اصول مدیریتی دنیا باشد.
شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزار ERP، سامانه یکپارچه ERP تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد. شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل نرم افزار را مطالعه نمایید و در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید. همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.