نرم افزار مدیریت قراردادها
- دسته‌بندی قرارداد
- تعریف عوامل قراردادی به تعداد نامحدود
- تنظیم عوامل قراردادی، کارکردی و محاسبه قرارداد
- چرخه امضا قرارداد
- ویرایشگر قرارداد
- زمان‌بندی قرارداد
- مدیریت تراکنش‌های مالی قرارداد
- محاسبه صورتحساب
- محاسبه صورت وضعیت
موارد ذکر شده با ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها فرق داشته و در ادامه به این ویژگی‌ها و قابلیت‌ها به‌صورت جداگانه پرداخته‌ایم.
همان طور که می‌دانید، مقوله تنظیم قرارداد به خودی خود مسئله مهم و حیاتی برای شرکت‌ها محسوب میشود؛ اما چیزی که باید به آن توجه داشته باشیم، مدیریت، ویرایش صحیح و به‌موقع، گزارش‌گیری دوره‌ای و بسیاری از موارد دیگر است که به‌هیچ‌عنوان نباید آنها را نادیده گرفت. نرم‌افزارهایی که به‌وسیله آنها می‌توانیم قراردادها را تنظیم، مدیریت، ویرایش کرده و در نهایت از آنها گزارش‌گیری کنیم، اهمیت ویژه‌ای داشته و به همین دلیل نباید از آنها غافل شد.
همه ما می‌دانیم که قراردادها منبع اصلی رشد و ترقی شرکت‌ها و سازمان‌ها به‌حساب آمده و همه مدیران سعی دارند از طریق تنظیم قراردادهای بهتر به اهداف خود دست یابند. اما در این بین نکته‌ای که حائز اهمیت است، استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد نام دارد. اینکه بتوانیم قراردادهای تنظیم شده را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنیم، بدون استفاده از ابزار امکان پذیر نیست. در نرم افزار مدیریت قرارداد پارسان میتوان انواع قراردادهای حمل و نقل، خرید و فروش داخلی و خارجی، قرارداد پیمانکاری، قرارداد ترخیص و تخلیه، قرارداد پرسنلی و انواع تفاهم نامه را متناسب با نیازهای سازمان طراحی و ایجاد کرد.
فرآیند استقرار و آموزش
قابلیت های نرم افزار مدیریت قراردادها پارسان
در این بخش می‌توانیم قابلیت‌های مورد انتظار و در واقع ویژگی‌هایی که نرم افزار مدیریت قراردادهای پارسان از آنها برخوردار است را مشاهده کنیم که عبارت‌اند از:
- تنظیم و دسته‌بندی قراردادها
- تعریف عوامل قراردادی (مقادیر تشخیص قرارداد)
- تعریف عوامل محاسباتی قرارداد (تابعی از عوامل دیگر هستند)
- تعریف عوامل کارکردی قرارداد (عواملی که در حین اجرای قرارداد در مشخص میشود)
- تنظیم فرمول‌های محاسباتی عوامل قرارداد
- ثبت اطلاعات قرارداد
- ثبت اطلاعات ضمانت‌نامه‌های قرارداد
- تعریف برنامه زمان‌بندی قرارداد
- تعریف چرخه امضاء قرارداد
- کامنت‌گذاری بر روی قرارداد
- ویرایش متن قرارداد با ویرایشگر ویژه پارسان
- ثبت تراکنش‌های مالی قرارداد
- صدور صورت وضعیت
- محاسبه صورت وضعیت و صدور صورتحساب
- کارتابل صورتحساب
- گزارش پیشرفت قرارداد
- گزارش صورتحساب‌های قرارداد
- هشدار زمانی ضمانت‌نامه‌ها
- گزارش تحلیلی قرارداد
با استفاده صحیح از این ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، مدیریت قراردادها بسیار ساده‌تر و دقیق‌تر انجام شده و می‌توانید شاهد پیشرفت و رشد شرکت خود باشید. از جمله قابلیت‌هایی که نرم افزارهای مدیریت قرارداد باید از آن برخوردار باشند، امکان تنظیم هشدار زمانی برای ضمانت نامه‌ها است؛ با استفاده از این ویژگی می‌توانید مطمئن شوید که سررسید ضمانت‌نامه‌ها منقضی نشده و به‌موقع می‌توانید در مورد تمدید یا ابطال ضمانت نامه ها تصمیم‌گیری کنید.
اهمیت استفاده از نرم افزارها برای مدیریت قرارداد
باید در مورد اهمیت استفاده از این نرم‌افزارها صحبت کنیم. برای پی‌بردن به اهمیت نرم افزارهای مدیریت قرارداد، می‌توانیم به مشکلاتی که در صورت نبود این نرم‌افزارها پیش می‌آید اشاره کنیم؛ به عنوان مثال: از جمله مشکلاتی که در صورت نبود نرم افزار بروز می‌دهد، امکان اشتباه در محاسبات و استفاده از فرمول های محاسباتی نادرست است. همچنین نبود کارتابل موجود در این نرم افزارها، میتواند انجام امور مختلف قرارداد را با مشکل مواجه سازد. لازم به ذکر است که در صورت نبودن نرم‌افزار، ثبت تراکنش‌های مالی نیز تحت‌تأثیر قرار گرفته و عملاً ثبت اطلاعات مختلف قرارداد نیز دچار پراکندگی و اشتباه خواهد شد.
این مشکلات تنها بخش کوچکی از اتفاقی است که در صورت نبود نرم افزارهای مدیریتی قرارداد رخ می‌دهند. با درنظرگرفتن این مشکلات می‌توانیم به اهمیت استفاده از این دسته نرم‌افزارها پی ببریم.
نکته قابل‌توجه این است که استفاده از این نرم افزارها فرصت‌های بی نظیری در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد؛ در حقیقت دقت بالای این نرم‌افزارها میتواند باعث شود که شرکت‌ها درآن‌واحد بتوانند چندین قرارداد را بدون هیچ‌گونه مشکلی مدیریت کرده و امور مختلف آنها را به سرانجام برسانند؛ بنابراین استفاده از بهترین نرم افزار موجود، مسئله مهمی به‌حساب می آید. فراموش نکنید که استفاده از ابزارهای منحصر به فرد و کاربردی نرم افزارهای مدیریتی مخصوصاً مدیریت قرارداد، نقش زیادی در رشد و پیشرفت شرکت‌ها دارد و به‌هیچ‌عنوان نباید آنها را ساده شمرد.
پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم افزار انبارداری پارسان حتما دیدن فرمایید.
خدمات پشتیبانی
سوالات متداول
نرم افزار مدیریت قرارداد پارسان در بستر وب طراحی شده است و برای استفاده ازآن فقط به یک مرورگر معتبر از جمله کروم، فایرفاکس و سافاری نیاز است تا بدون محدودیت زمانی و مکانی و با استفاده از انواع کامپیوتر، لپ‌تاپ، تبلت و گوشی‌های هوشمند ANDROID & IOS همواره بتوان از قابلیت‌های این نرم‌افزار بهره‌مند شد.
در نرم‌افزار امور قرارداد پارسان به طور پیش فرض 15 نوع قرارداد مختلف وجود دارد اما با توجه به انعطاف بالای این نرم افزار، به راحتی میتوان علاوه بر ساخت قراردادها دیگر قراردادهای پیش‌فرض را ویرایش، اصلاح و توسعه داد.
در تمامی آیتم‌ها و پارامترهای کنترلی، هشدارهای هوشمند قابل تنظیم در نظر گرفته شده است تا مواردی هم‌چون مدت قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها و کامل نبود اسناد و مدارک قرارداد همواره کنترل شود.
در نرم‌افزار مدیریت قرارداد تحت وب پارسان ساختار سازمانی چندوجهی و چندشرکتی ایجاد شده و میتوان برای هر واحد سازمانی انواع تیپ‌بندی‌های متنوع و خاص با عوامل و پارامترهای قراردادی و محاسباتی طراحی و تولید کرد.
زیرسیستم های مرتبط
نرم افزار دریافت و پرداخت
نرم افزار بازرگانی خارجی
نرم افزار حسابداری
نرم افزار مناقصه و مزایده
نرم افزار بازرگانی داخلی
تازه های کافه دانش
معمولا در شرکت ها و سازمان ها قراردادهای مختلف با تیپ بندی متنوع و متفاوت وجود دارد و برای آنکه یک قرارداد منعقد شود معمولا یک پروسه خاص مطابق با سیاست های سازمان طی میشود.در نرم افزار مدیریت قرارداد تحت وب پارسان هیچ گونه محدودیتی برای تعریف تیپ بندی قرارداد وجود ندارد و می توان انواع عوامل قراردادی، محاسباتی و عملکردی را تعریف و تنظیم کرد و به انواع تیپ بندی های تعریف شده منتسب کرد.پس بدین ترتیب میتوان در نرم افزار مدیریت قرارداد پارسان انواع قراردادهای حمل و نقل، خرید و فروش داخلی و خارجی، قرارداد پیمانکاری، قرارداد ترخیص و تخلیه، قرارداد پرسنلی و انواع تفاهم نامه را متناسب با نیازهای سازمان طراحی و ایجاد کرد.ویژگی های خاصی از جمله : وجود بیش از 15 تیپ قرارداد پیش فرض و قابل تغییر، هشدارهای هوشمند، امکان درج الحاقیه و اصلاحیه، پیوست انواع مدارک و اسناد و اوراق فیزیکی، آرشیو الکترونیک اسناد،ثبت انواع صورتحساب و ضمانت نامه به ازای هرقرارداد، 15 گزارش تخصصی،یکپارچگی اطلاعات با سایرقسمت های سازمان از جمله حسابداری، بازرگانی داخلی و بازرگانی خارجی، امکان استفاده همزمان از چندموقعیت جغرافیایی و چندکالا در یک قرارداد و از همه مهم تر ایجاد کارتابل های قابل تنظیم برای گردش اطلاعات قرارداد و طراحی چرخه عقد قرارداد، باعث شده است تا نرم افزار امور قرارداد پارسان تحت وب در زمره کاربردی ترین نرم افزارهای تحت وب قرار گیرد.
- تعریف انواع عوامل مورد استفاده در قرارداد مانند عوامل محاسباتی، عملکردی و قراردادی
- تعریف و تنظیم انواع فرمول محاسباتی برای عوامل قراردادی
- امکان تنظیم بازه زمانی، مقدار و واحد سازمانی برای انواع عامل تعریف شده
- تعریف انواع مشخصه های اندازه گیری
- تعریف نوع داده مانند عدد، تاریخ و حروف برای عوامل تعریف شده
- تعریف انواع قرارداد براساس تیپ بندی های مختلف
- ایجاد و تنظیم انواع قرارداد براساس عوامل قراردادی تعریف شده
- تعریف و تنظیم انواع صورتحساب مجزا برای قرارداد های تعریف شده
- تعریف و تنظیم انواع ضمانت نامه مجزا برای قراردادهای تعریف شده
- با توجه به شرایط موجود در کسب و کارهای مختلف و قوانین مصوب در حوزه مرتبط با عقد قرارداد، این نیاز را به وجود آورده است تا شرکت ها و سازمان ها به دنبال آن باشند تا علاوه بر یک راهکار غیر نرم افزاری، از یک راهکار نرم افزاری جامع و یکپارچه برای مدیریت هرچه بهتر امور قراردادها استفاده کنند.ویژگی مهم و ضروری یک راهکار نرم افزاری برای مدیریت بر قراردادها عدم محدودیت در تیپ بندی و ایجاد انواع قراردادهای متنوع و متفاوت با اعمال پارامترها و عوامل محاسباتی، قراردادی و عملکردی است.همچنین باید در نظر داشت که برای عقد هر نوع قرارداد ممکن است یک چرخه خاص وجود داشته باشد که رفع این نیاز خود به تنهایی میتواند بخش قابل توجهی از ناهماهنگی ها و دوباره کاری ها را کاهش دهد.
- در نرم افزار مدیریت قرارداد پارسان ابتدا انواع عوامل و پارامترهای مرتبط با قراردادها و تفاهم نامه ها را تعریف کرده و نوع داده های عددی، تاریخی و متنی را به هر عامل مشخص کرده تا به راحتی قابل اندازه گیری باشند.پس از آن میتوان تیپ بندی انواع قراردادهای مختلف از جمله قرارداد های حمل و نقل، خرید و فروش داخلی و خارجی، قرارداد پیمانکاری، قرارداد ترخیص و تخلیه، بارگیری و یا قرارداد پرسنلی را طراحی و هرکدام از عوامل و پارامترهای تعریف شده را به قرارداد مد نظر الصاق و منتسب نماییم.
- به طور پیش فرض بیش از 15 تیپ قرارداد در نرم افزار امور قرارداد تحت وب پارسان طراحی و پیاده سازی شده است که براساس 4 نسخه متفاوت و براساس نیاز و اندازه شرکت ها ارائه میشود.این 15 تیپ قرارداد قابلیت توسعه و تغییر توسط خود کاربران را دارد که به سادگی هرچه تمام تر قابل انجام است.
- اما از آن جایی که در هر شرکت یا سازمانی ممکن است برای عقد قرارداد چرخه خاصی در نظرگرفته باشند و یا حتی برای هر نوع قرارداد یک چرخه و فرآیند طراحی شده باشد، سعی شد تا حدودی زیادی بتوان فرآیند محوری و گردش اطلاعات را در تولید نرم افزار امور قراردادها در نظر گرفت.درحال حاضر میتوان برای هرکدام از قرارداد ها و یا تیپ قرارداد، صفرتاصد فرآیند عقد قرارداد را در این نرم افزار طراحی و تولید کرد و برای آنکه بتوان اطلاعات را بین واحدهای مختلف منتقل کرد، کارتابل های داینامیک و قابل تنظیم وجود دارد که تمامی اطلاعات در این کارتابل ها قرارگرفته و هر کاربر براساس حقوق دسترسی میتواند از این اطالعات استفاده کند و عملیات تایید، رد، حذف، ویرایش، اصالح و ارجاع را انجام دهد.
- چند ویژگی با ضریب اهمیت بالا از جمله یکپارچگی اطلاعات با نرم افزار بازرگانی خارجی پارسان، نرم افزار بازرگانی داخلی پارسان، نرم افزار مناقصه و مزایده پارسان، نرم افزار حسابداری پارسان ، پوشش ساختار سازمانی چندسطحی و عدم محدودیت در تعریف کاربران، امکان ثبت انواع رویداد مرتبط با ضمانت نامه )ثبت جدید-تمدید-تقلیل-آزادسازی-ضبط-ابطال(، تعریف انواع مشخصه های اندازه گیری، امکان درج تلورانس مثبت و منفی در قرارداد، قابلیت ارائه روکش مستقل و جامع برای هر قرارداد باعث شده است تا بسیاری از شرکت های تجاری در ایران از نرم افزار امور قرارداد تحت وب پارسان استفاده نمایند.
- امکان تنظیم بازه زمانی، مقدار و واحد سازمانی برای انواع عامل تعریف شده
- امکان اختیاری یا اجباری بودن عوامل تعریف شده در قرارداد ها
- فرمول نویسی دستی برای کنترل عوامل محاسباتی
- امکان فعال سازی یا غیرفعال سازی تکی یا گروهی انواع قرارداد
- امکان پیوست و الصاق انواع فایل برای قراردادها، تفاهم نامه ها، ضمانت نامه ها و صورتحساب ها
- امکان اضافه کردن الحاقیه برای قراردادهای تعریف شده براساس پارامترهای متنوع
- امکان نمایش جداگانه الحاقیه های ثبت شده
- امکان درج تلورانس مثبت و منفی در قرارداد
- امکان قیمت گذاری و اصلاحیه بر روی تمامی اسناد و مدارک صادر شده
- آرشیو الکترونیکی تمامی اسناد ومدارک مرتبط با قرارداد
- تنظیم انواع هشدار هوشمند برای انواع پارامتر مانند مدت قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها و کامل نبود اسناد و مدارک قرارداد
- قابلیت ارائه روکش مستقل و جامع برای هر قرارداد
- ایجاد فرآیند و نحوه عقد قرارداد از صفر تا صد براساس چرخه قرارداد هر سازمان
- امکان استفاده از قراردادهای خارجی پیش فرض و قابل تغییر در نرم افزار سیستمی
- امکان استفاده از قراردادهای حمل و نقل سراسری پیش فرض و قابل تغییر در نرم افزار سیستمی
- امکان استفاده از قراردادهای ترخیص، تخلیه و بارگیری پیش فرض و قابل تغییر در نرم افزار و قابل تغییر در نرم افزار
- امکان استفاده از قراردادهای حمل و نقل ریلی پیش فرض و قابل تغییر در نرم افزار
- امکان استفاده از قراردادهای صادرات خارجی پیش فرض و قابل تغییر در نرم افزار
- امکان استفاده از قراردادهای پرنسلی پیش فرض و قابل تغییر نرم افزار
- امکان استفاده از قراردادهای پیمانکاری پیش فرض و قابل تغییر در نرم افزار
- امکان استفاده از انواع تفاهم نامه پیش فرض و قابل تغییر در نرم افزار
- ثبت انواع ضمانت نامه برای قراردادهای ایجاد شده
- ثبت صورتحساب اختصاصی برای هر کدام از قراردادها
- استفاده از کارتابل های قابل تنظیم برای انواع ضمانت ها
- استفاده از کارتابل های قابل تنظیم برای انواع صورتحساب ها
- امکان چندکالایی در قراردادهای بازرگانی
- امکان چند مبدا و چند مقصد در قراردادهای بازرگانی
- امکان ثبت انواع رویداد مرتبط با ضمانت نامه (ثبت جدید-تمدید-تقلیل-آزادسازی-ضبط-ابطال)
- امکان ایجاد نامه درخواست، تمدید و یا آزادسازی ضمانت نامه
- جستجو پیشرفته براساس انواع فیلتر برای تمامی قراردادها، ضمانت نامه ها، تفاهم نامه ها
- گزارش تحلیلی و جامع قراردادها
- گزاش تحلیلی و جامع ضمانت نامه
- گزارش تحلیل و جامع صورتحساب
- گزارش مرکب قرارداد، صورتحساب و ضمانت نامه
- گزارش قرارداد خرید خارجی
- گزارش جامع تفاهم نامه ها
- گزارش جامع ضمانت نامه ها
- گزارش قرارداد حمل داخلی
- گزارش قرارداد حمل خارجی
- گزارش قرارداد حمل ریلی
- گزارش صادرات خارجی
- گزارش حمل و نقل سراسری
- گزارش قرارداد تخلیه و بارگیری
- گزارش الحاقیه قراردادها