مکاتبات بازرگانی خارجی
لزوم دانستن قوانین مکاتبات تجاری
مکاتبات بازرگانی خارجی شامل نامه‌ها، قراردادها، گفتگوها، انجمن‌ها و بسیاری موارد دیگر است که یک تاجر باید برای صادرات یا واردات کالا تسلط داشته باشد. بنابراین از مکالمه ساده با یک تاجر خارجی در شبکه های اجتماعی و ایمیل زدن به آنها تا عقد قرارداد حقوقی، همگی تحت عنوان مکاتبات تجاری قرار می گیرند و نیازمند رعایت اصول و مقررات خاصی هستند.
اعتماد متقابل عامل اصلی در تجارت خارجی است که در آن مکاتبات تجاری راه اصلی برای ایجاد اعتماد به طرف مقابل یا از بین بردن اعتماد آنها است. از آنجایی که دو طرف از فرهنگ ها و ملت های متفاوتی می آیند، بنابراین یک سوء تفاهم ساده ممکن است منجر به از دست دادن اعتماد شود. یادگیری مکاتبات تجاری یکی از الزامات اصلی ورود به عرصه صادرات و فعالیت های تجاری است.
امروزه برای ثمربخشی تجارت و بازرگانی خارجی و همچنین موفقیت در انعقاد قراردادهای تجاری بین المللی، مراحل مهمی مانند مکاتبات تجاری خارجی و مذاکره باید طی شود. این دو فرآیند به قدری مهم هستند که در صورت هرگونه سوء تفاهم در هر یک از آنها، انعقاد قرارداد و انجام تجارت خارجی ممکن است با موانعی مواجه شود.
بازرگانان با توجه به مسائل و مشکلاتی که در تجارت خود با آن مواجه هستند با طرف های خارجی مکاتبه می کنند. البته شباهت هایی بین آنها وجود دارد، اما برای جلوگیری از بروز مشکلات باید نکاتی را در هر یک از آنها ذکر کرد.
مذاکره اساساً یک هنر تلقی می شود یا در واقع هنری است که به درک کلی می انجامد و از طریق صحبت در مورد نکات اساسی در قرارداد از جمله نحوه تحویل، وسایل تحویل، مشخصات، قیمت ها، و شرایط مذاکره کار بسیار دشواری است و به تمرین، داوری، شایستگی و قضاوت بسیار صحیح نیاز دارد.
انواع مکاتبات تجاری
نامه های تجاری
موضوع اصلی مکاتبات بازرگانی خارجی، نامه های تجاری است. موضوع نامه های تجاری بسیار متفاوت است. البته موضوعات مختلف از جمله معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصولات، نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و … از آنجایی که تجارت نامه یک سند مکتوب محسوب می شود، باید به اندازه کافی اخذ شود. دقت کنید که آن را بنویسید
نکات مهمی که باید هنگام نوشتن نامه های تجاری به طرف های خارجی مورد توجه قرار گیرد:
- تسلط به زبان طرف مقابل و نوشتن حرف به زبان او ضروری است.
- شما باید در نوشتن کلمات و عبارات با مضامین قانونی مراقب باشید.
- لحن نامه باید درک مثبتی را در طرفی که نامه را می خواند ایجاد کند.
- نامه خارجی باید روی سربرگ شرکت نوشته شود.
- باید عنوان جذاب و مناسبی داشته باشد.
- عبارات تجاری خارجی باید به درستی و مناسب استفاده شود.
- فرهنگ، زبان، مذهب، هویت فردی کشور هدف باید رعایت شود.
- از به کار بردن کلمات پیچیده، چند معنی و مبهم خودداری کنید.
- نامه باید به زبان رسمی نوشته شود و از به کار بردن کلمات توهین آمیز خودداری شود.
- باید حاوی اطلاعات تماس، آدرس، ایمیل و سایر موارد مورد نیاز باشد.
- محتوای نامه تجاری باید مختصر و دقیق باشد و از کلیات پرهیز شود.
- شخص خصوصی یا حقوقی مورد خطاب نامه باید به طور کامل مشخص شود.
- مدارک مورد نیاز باید به نامه پیوست شود.
- مشخصات دقیق کالا باید در معرفی نامه محصول دقیقا مشخص شود.
ایمیل تجاری
سریعترین و بهترین راه در مکاتبات تجاری برای برقراری ارتباط با تجار خارجی از طریق ایمیل تجاری است. دسترسی آسان به تمامی طرف های خارجی از طریق این وسیله ارتباطی امکان پذیر است. شاید باور داشته باشید که ارسال ایمیل کار آسانی است، اما باید بدانید که ارسال ایمیل از نوشتن نامه کاری دشوارتر است.
نکات مهمی که هنگام ارسال ایمیل های تجاری به شرکت های خارجی باید رعایت شود:
- اطمینان حاصل کنید که ایمیل را با استفاده از آدرس ایمیل رسمی شرکت ارسال کنید و از آدرس ایمیل شخص خصوصی استفاده نکنید.
- ایمیل باید مختصر باشد.
- در ابتدای ایمیل با ذکر نام و موقعیت خود را معرفی کنید.
- از ارسال ایمیل های تکراری، بی هدف و عمومی خودداری کنید.
- سعی کنید یک امضای دیجیتال در انتهای ایمیل های خود وارد کنید.
- توضیحات تکمیلی در فایل های پیوست ارائه خواهد شد.
- حتما عنوان جذاب و مرتبط را در موضوع ایمیل انتخاب کنید.
- در انتخاب کلمات، عبارات و کلمات تجاری دقت کنید.
قراردادهای تجاری
تاجران بارها بر سر کار خود با شرکت های خارجی قراردادهای تجاری و بازرگانی منعقد می کنند. موضوعات مختلفی مانند همکاری در تولید محصولات، تجارت کالا و غیره در قراردادهای تجاری ذکر شده است.
با توجه به اینکه این قرارداد تجاری یک سند قانونی محسوب می شود، باید در تنظیم و انعقاد آن دقت زیادی شود. قرارداد مهم ترین سندی است که طرفین در صورت بروز مشکل می توانند در مراجعه به مراجع قانونی به آن استناد کنند.
برخی از ارگان ها مانند اتاق بازرگانی بین المللی یا اتاق بازرگانی مشترک بین کشورهای مختلف مسئول حل اختلافات تجاری بین طرف های تجاری هستند.
نکات مهمی که در قراردادهای تجاری بین المللی باید رعایت شود:
- نام دقیق و مشخصات طرفین قرارداد به تفصیل.
- کالاها، محصولات یا خدمات در حال مبادله باید با جزئیات مشخص شوند.
- مشخصات فرد، ارگان یا دادگاهی که مجاز به رسیدگی به اختلافات است.
- شرایطی که پس از فسخ قرارداد باید رعایت شود باید توسط یکی از طرفین قرارداد روشن شود.
- نرخ قرارداد، نحوه پرداخت اقساط و نکات مالی باید به تفصیل ذکر شود.
- تاریخ شروع و پایان قرارداد باید به طور دقیق ذکر شود.
- تعیین مسئولیت ها یا تعهداتی که باید توسط هر یک از طرفین قرارداد اجرا شود.
- محل اجرای قرارداد در صورت وجود باید مشخص شود.
- سپرده، مبلغ پول یا سندی که نشان دهنده عملکرد خوب است باید به وضوح بیان شود.
- نکات مربوط به حمل کالا، بارنامه و بیمه در صورت وجود باید قید شود.
کلام آخر
یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد
.شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.